少人数のコミュニケーション基盤 — 最初に決めると後が楽になること

ツールより先に「置き場所」を決める

少人数のうちは、どのツールを使っても大差ありません。問題になるのは、情報がどこにあるか分からなくなることです。チャットの過去ログ、個人のメール、誰かのパソコンのデスクトップ。人が増えた瞬間に、この状態は機能しなくなります。

最初に決めるのは次の 3 点です。

1. ファイルはどこに置くか … クラウドストレージを 1 つ決め、個人の端末に原本を置かない
2. 決定事項はどこに書くか … チャットは流れます。決まったことは別の場所に残す
3. 社外とのやり取りは何を使うか … メールか、相手のチャットに合わせるか

最小構成

独自ドメインのメールは最初に用意する

フリーメールのアドレスで営業すると、それだけで信用を落とします。ドメインを取得し、そのドメインのメールアドレスを使ってください。ドメインは年間 1,000〜3,000 円程度、メールのグループウェアは 1 人あたり月数百円から使えます。

あわせて、SPF・DKIM・DMARC の設定を必ず行ってください。設定していないと、送ったメールが相手の迷惑メールフォルダに入り、届いていないことに気づかないまま商談が流れます。

アカウント管理を最初から整える

創業期に最も後回しにされ、後で最も困るのがここです。

• 個人アカウントで会社のサービスを契約しない … 代表者個人の名義で契約したサービスは、担当が変わると引き継げません
• パスワードを共有しない … パスワード管理ツールを使い、アカウントは人ごとに発行します
• 退職時のチェックリストを作る … どのサービスの権限を止めるか、一覧がないと必ず漏れます
• 二要素認証を有効にする … 特にメールとクラウドストレージ

チャットで決めてはいけないこと

チャットは検索性が低く、後から経緯を追うのが困難です。次の内容は、必ず別の場所に残してください。

• 取引先との合意事項（メールか書面で）
• 金額、納期、責任範囲の変更
• 社内の決定事項とその理由

「言った・言わない」が起きるのは、決定がチャットの流れの中に埋もれているときです。決まったことを 3 行でまとめて、決まった場所に書く。この習慣だけで、後の揉め事がかなり減ります。