法人カードと経費精算 — 設立 1 か月でも作れるカードはある

法人カードを早く作る理由

• 私費と経費が自動的に分かれる … 会計ソフトと連携すれば、仕訳が自動で起票されます。創業期の記帳の手間が大きく減ります
• 支払サイトが伸びる … 利用日から引き落としまで 1〜2 か月あり、実質的に短期の資金繰り改善になります
• 立替精算がなくなる … 代表者が個人カードで払って後から精算する運用は、記帳も資金繰りも煩雑になります
• 利用明細が証憑管理に使える

設立直後でも作れるか

作れます。決算書の提出が不要なカードが存在します。審査で見られるのは主に代表者個人の信用情報です。

• 決算書不要・登記事項証明書と本人確認書類のみで申し込めるカードを選ぶ
• 代表者個人の信用情報に延滞がないことが前提。心当たりがあれば、先に開示請求で確認する
• 法人口座の開設より審査が早いことも多く、口座開設と並行して申し込んでよい

選ぶときの比較軸

• 年会費 … 無料〜数万円。利用額が小さいうちは無料〜低額で十分
• 限度額 … 広告費や仕入れをカードで払うなら重要。創業期は限度額が低く設定されがちです
• 追加カードの発行枚数と費用 … 従業員が増えたとき、1 人 1 枚にできるか
• 会計ソフトとの連携 … 明細の自動取り込みに対応しているか
• 付帯サービス … 海外旅行傷害保険、空港ラウンジ、福利厚生サービスなど。使わないサービスのために年会費を払わない

経費精算の仕組み

人が増えると、立替精算のルールが必要になります。最低限、次を決めます。

• 何が経費になるか … 交通費、会議費、備品。上限額と事前承認の要否
• 申請の締切と支払日 … 「月末締め、翌月の給与と一緒に支払」など
• 証憑の提出方法 … 領収書の原本か、写真か。電子帳簿保存法のスキャナ保存を使うなら、要件を満たす形で運用する必要があります
• 交通費の扱い … IC カードの履歴か、自己申告か

創業期は会計ソフトに付属する経費精算機能で十分なことが多いです。専用ツールは、人数が増えて承認フローが必要になってから検討すれば足ります。

やってはいけないこと

• 法人カードで私的な支出をする … 役員貸付金として処理することになり、決算書に残ります。金融機関の審査で強くマイナスに働きます
• 領収書を捨てる … カードの利用明細だけでは、内容が分からず経費性を説明できない場合があります
• 個人カードと併用し続ける … どちらで払ったか分からなくなり、記帳のたびに調べることになります