経費精算の仕組み — 立替をなくすのが一番速い

まず立替を減らす

経費精算を効率化する前に、そもそも立替が発生しない仕組みを作るほうが効果的です。

• 法人カードを人数分発行する … 立替がなくなり、明細が自動で会計ソフトに取り込まれます
• 交通系ICカードを業務用に配る … 利用履歴がそのまま記録になります
• 定期的な支払いは口座振替に
• 備品は会社が一括購入する

立替精算は、精算業務・振込作業・記帳がすべて発生します。発生させないのが最も安い。

それでも残る立替への対応

• 申請の期限を決める … 「月末締め、翌月10日まで」。遅れた分は翌月扱いにするルールを明示
• 支払日を決める … 給与と同時が最も単純
• 上限と事前承認のルール … いくらまでは事後報告でよいか
• 科目を絞る … 選択肢が多いと入力されません

電子帳簿保存法への対応

電子で受け取った領収書・請求書は、電子のまま保存する義務があります。紙に印刷するだけでは要件を満たしません。

• メールに添付されたPDF
• Webサイトからダウンロードした領収書
• ECサイトの購入履歴
• クレジットカードの利用明細データ

紙で受け取った領収書は、そのまま紙で保存しても構いません。スキャナ保存を選ぶ場合は、要件（解像度、タイムスタンプまたは訂正削除履歴、検索機能など）を満たす必要があります。

要件を満たす最小構成

専用システムがなくても対応できます。

1. 保存場所を1か所に決める … クラウドストレージのフォルダ1つ
2. ファイル名を統一 … 「20260912_11000_株式会社サンプル.pdf」
3. 索引の一覧を作る … 表計算ソフトで、日付・金額・取引先を記録
4. 事務処理規程を備え付ける … 国税庁がサンプルを公開しています。自社名に置き換えるだけ

これで真実性と可視性の要件を満たせます。

経費精算ツールを使う場合

• スマートフォンで領収書を撮影 … 金額・日付を自動読み取り
• 電子帳簿保存法に対応した保存
• 交通系ICカードの読み取り
• 承認フロー
• 会計ソフトへの自動仕訳
• 法人カードの明細取り込み

会計ソフトに経費精算機能が付属していることが多く、創業期はそれで足ります。専用ツールは、人数が増えて承認フローが複雑になってから検討してください。

記録すべきこと

特に交際費・会議費は、金額だけでなく次を残してください。

• 誰と（相手の会社名・氏名）
• 何の目的で
• 人数

1人あたり一定額以下の飲食費を交際費から除外するには、これらの記載がある書類の保存が要件です。記録がなければ、金額に関わらず交際費として扱われます。

やってはいけないこと

• 法人カードで私的な支出をする … 役員貸付金として決算書に残り、融資審査でマイナスになります
• 領収書を捨てる（明細だけでは内容を説明できないことがあります）
• 個人カードと併用し続ける