在庫・受発注の管理 — 表計算の限界を見極める

在庫管理がずれると何が起きるか

• 欠品 … 売る機会を失い、顧客も失います
• 過剰在庫 … 現金が寝ます。在庫は現金が姿を変えたもの
• 決算の利益が狂う … 期末在庫の誤りは、そのまま利益と納税額の誤りになります
• 滞留・不良在庫に気づかない

表計算で回る範囲

次のうちなら、表計算ソフトで足ります。

• 品目数が数十以内
• 入出庫の回数が少ない
• 担当者が1人
• 拠点が1か所

ツールを検討するタイミング

• 品目数が100を超えた
• 複数人が入力する … 表計算の同時編集は事故のもと
• 複数拠点・複数倉庫
• EC・実店舗・卸を並行して運営 … 在庫の引き当てがずれて、売れないものを売ってしまいます
• ロット管理、賞味期限管理が必要
• 棚卸しに丸1日かかるようになった

選ぶときの比較軸

• 販売チャネルとの連携 … ECカート、モール、POS。在庫の自動連動が最大の価値
• 入出庫の登録方法 … バーコード、QRコード、手入力
• 発注点の管理 … 一定数を下回ったら通知
• ロット・期限管理 … 食品、化粧品、医薬品
• 会計ソフトとの連携
• 棚卸しの機能 … 実地棚卸の結果を取り込めるか
• 料金（品目数、拠点数、ユーザー数で変わります）

受発注の管理

• 注文の受付から出荷までの状態が分かること
• 複数チャネルの注文を1か所に集約
• 発注書の発行、仕入先への送信
• 入荷予定の管理

実地棚卸は必ず行う

システムを入れても、帳簿在庫と実在庫はずれます。（記録漏れ、破損、紛失、返品）

• 年1回（決算期末）は必須
• 可能なら月次または四半期ごとに部分棚卸し
• 2人1組で数える
• 数え漏れやすい場所を確認（外注先に預けた材料、輸送中の在庫、委託販売分）

滞留在庫の処理

• 値下げして売り切る … 仕入値を下回っても、現金化できるなら検討する価値があります
• 評価減 … 著しく陳腐化した場合は時価まで下げて損失計上できます。根拠資料が必要
• 廃棄 … 廃棄損として損金。処分証明書、写真、廃棄リストを残す

「いつか売れるかもしれない」と持ち続けるのが最も高くつきます。

補助金

在庫・受発注システムはIT導入補助金の対象になることがあります。導入前に公募を確認してください。