最も多い事故
担当者の私物アカウントで会社のSNSを作ってしまうことです。
- 退職時に引き継げない
- 本人が拒否すれば、実質的に取り戻せません
- 連絡が取れなくなると復旧も困難
これは外注先に作らせた場合も同じです。アカウントは必ず会社名義で作り、会社が管理者を保持してください。
最初に整えること
- 会社のメールアドレスで作成する … 個人のアドレスを使わない
- ビジネス向けの管理機能を使う … 多くの媒体に、個人アカウントに権限を付与する仕組みがあります
- 権限を分ける … 管理者（会社）と、編集・投稿のみ（担当者・外注先）
- 二要素認証の復旧コードを会社で保管する
- パスワード管理ツールで共有する（チャットやメールで送らない）
運用のルールを決める
- 誰が投稿できるか、承認は要るか
- 返信してよい範囲 … 価格、納期、クレームは誰が答えるか
- 投稿しない話題
- 投稿前のチェック … 事実確認、許諾、PR表示
- 問題を見つけたときの連絡先
引き継げる状態にしておく
担当者が変わっても止まらないよう、次を残してください。
- 投稿のネタ帳 … 顧客に聞かれたこと、過去に反応が良かったテーマ
- 投稿の型 … 使っている構成、文体、画像の作り方
- 素材の置き場 … 写真、ロゴ、テンプレート。個人の端末に置かない
- 過去の分析結果 … 何が効いて何が効かなかったか
- 連携している外部サービスの一覧
引き継ぎ資料がないと、新しい担当者はゼロから試行錯誤することになります。
退職・解約時の手順
- 管理者権限が会社にあることを確認する
- 本人の編集権限を外す
- パスワードと二要素認証の設定を変更する
- 連携している外部アプリを確認する
- 素材と資料が共有の場所にあるか確認する
私用アカウントとの線引き
従業員が個人のアカウントで会社のことを発信する場合、発言は会社の見解と受け取られます。
- ガイドラインを作り、入社時に説明する
- 勤務先を明かす場合の配慮を決める
- 強制はできない … 私的な発信の内容を過度に制限すると、別の問題になります。禁止ではなく、配慮の範囲を示すのが現実的です
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