印鑑と登記事項証明書の実務 — 何が何枚要るのか

作る印鑑は 3 本＋ゴム印

• 代表者印（実印・丸印） … 法務局に登録する印鑑。契約書、登記申請、重要書類に使います。直径 1cm を超え 3cm 以内という規定があります
• 銀行印 … 金融機関に届け出る印鑑。代表者印と分けておくと、紛失時のリスクを分散できます
• 角印（社印） … 請求書、見積書、納品書など日常の書類に押す認印。法的な意味は薄いですが、商慣習として使われます
• ゴム印（住所印） … 社名・住所・電話番号などを組み合わせたもの。分割式が便利です

3 本セットで 1 万円前後から作れます。代表者印と銀行印を同じにするのは避けてください。1 本を紛失・盗難されたときの被害が大きくなります。

登記事項証明書（登記簿謄本）

法人の登記内容を証明する書類です。法人口座の開設、許認可の申請、取引先との契約、融資の申込みなどで求められます。

• 取得方法 … 全国どこの法務局でも取得できます。オンライン請求（登記・供託オンライン申請システム）を使うと窓口より手数料が安く、郵送または窓口受取を選べます
• 種類 … 現在の内容だけの「現在事項証明書」と、過去の変更履歴も載る「履歴事項証明書」。多くの場面で求められるのは履歴事項証明書です。迷ったらこちらを取ります
• 有効期限 … 証明書自体に期限はありませんが、提出先が「発行から 3 か月以内」と指定するのが一般的です

設立直後は提出機会が多いので、まとめて 3〜5 通取っておくと窓口に行く手間が減ります。

印鑑証明書

法務局に登録した代表者印が本物であることを証明する書類です。登記申請、不動産取引、重要な契約で求められます。取得には印鑑カードが必要なので、設立時に必ず発行を受けておいてください。

電子化の流れ

商業登記電子証明書を取得すると、オンラインでの登記申請、電子契約、行政手続きの電子申請に使えます。また、電子契約サービスを使えば、押印そのものを省略できます。

印紙税の観点でも電子契約には利点があります。紙の契約書には収入印紙が必要ですが、電子契約は課税文書に当たらないとされており、印紙税がかかりません。契約件数が多い事業では、この差が積み上がります。

管理のルール

• 代表者印は施錠できる場所に保管する
• 押印簿をつける … いつ、誰が、何の書類に押したか。トラブル時に経緯を追えます
• 白紙の書類に押印しない
• 代表者以外が押す場合の権限範囲を決めておく

会社が小さいうちは形式的に思えますが、従業員が増えてから運用を始めるより、最初からやっておくほうが定着します。