電子契約を導入する — 印紙代と郵送の手間がなくなる

電子契約の効果

• 収入印紙が不要 … 課税文書は「文書」の作成に課税されるため、電子データには印紙税がかかりません。請負契約が多い事業では、年間で大きな差になります
• 郵送の往復がなくなる … 締結までの日数が数日から数分に
• 製本、押印、封入の手間がゼロ
• 保管と検索が楽 … 紙のファイルを探さなくてよい
• 締結状況の可視化（誰の承認で止まっているか）

法的効力

電子署名法により、一定の要件を満たす電子署名がされた電磁的記録は、本人の意思に基づくものと推定されます。紙の契約書に押印した場合と同様の効力を持ちます。

• 当事者型 … 契約当事者自身が電子証明書を取得して署名。証明力が高い
• 立会人型（事業者署名型） … サービス事業者が、メール認証等で本人確認したうえで署名。相手方の負担が小さく、実務で広く使われています

相手が対応できるか

最大の障壁はここです。

• 相手が紙を求める … 官公庁、一部の大企業、高齢の事業主
• 相手の社内規程で電子契約が認められていない
• 電子メールアドレスを持っていない

立会人型なら、相手はメールのリンクをクリックして署名するだけで、アカウント登録も費用も不要なサービスが多い。相手の負担を説明すると、受け入れられることが増えます。

電子化できない契約

法令で書面の交付が義務づけられているものがあります（要件は法改正で緩和が進んでいます）。

• 一部の不動産取引の書面(電子化が認められる場合もあります)
• 定期借地契約、定期建物賃貸借契約（公正証書等の要件があるもの）
• その他、個別法で書面性が求められるもの

迷う契約類型は、事前に確認してください。

選ぶときの比較軸

• 料金体系 … 月額固定か、送信件数による従量課金か
• 相手方の費用負担 … 受信側が無料で署名できるか
• 電子帳簿保存法への対応 … 締結した契約書は電子取引データなので、保存要件を満たす必要があります
• 検索性 … 取引年月日、金額、取引先で検索できるか
• 権限管理、承認フロー
• データのエクスポート … 解約時に取り出せるか

運用で決めること

• 誰が締結できるか … 金額に応じた承認ルール
• アカウント管理 … 個人アカウントを共有しない。退職時の権限剥奪
• 紙との併用ルール … どちらを原則にするか
• 保管 … サービス上だけでなく、自社のストレージにもダウンロードして保存

導入の順序

全契約を一気に切り替える必要はありません。社内文書（雇用契約、秘密保持誓約）から始め、次に協力的な取引先、最後に慎重な相手という順で広げるのが現実的です。