電子契約サービスの選び方 — 相手の負担で決まる

2つの方式

• 当事者型 … 契約当事者が電子証明書を取得して署名。証明力が高いが、相手にも証明書の取得が必要で、導入のハードルが上がります
• 立会人型（事業者署名型） … サービス事業者が、メール認証等で本人確認したうえで署名。相手はメールのリンクをクリックするだけ。実務で広く使われています

創業期は立会人型が現実的です。相手にアカウント登録も費用も求めません。

比較の軸

• 相手の費用負担がゼロか … ここが最重要。受信側が無料で署名できないと、導入を断られます
• 料金体系 … 月額固定か、送信件数の従量課金か。件数が少ないなら従量、多いなら固定
• 電子帳簿保存法への対応 … 締結した契約書は電子取引データです。取引年月日・金額・取引先での検索ができること
• タイムスタンプ … 付与されるか、追加費用か
• 権限管理・承認フロー … 誰が締結できるか
• テンプレート機能 … 定型契約を繰り返し使う場合
• データのエクスポート … 解約時に取り出せるか。ここを確認せずに契約すると、乗り換えられなくなります
• API連携（基幹システムと繋ぐ場合）

導入の実利

• 収入印紙が不要 … 課税文書は「文書」の作成に課税されるため、電子データには印紙税がかかりません。請負契約が多い事業では年間で大きな差になります
• 郵送の往復（1週間前後）が数分に
• 製本、押印、封入の手間がゼロ
• 締結状況が可視化される
• 保管と検索が容易

導入の順序

全契約を一気に切り替える必要はありません。

1. 社内文書から … 雇用契約書、秘密保持誓約書。相手が従業員なので抵抗が小さい
2. 協力的な取引先 … フリーランス、IT系
3. 慎重な相手 … 官公庁、大企業、高齢の事業主。紙と併用する

電子化しにくいもの

法令で書面の交付が求められるものがあります（電子化を認める改正が進んでいます）。

• 定期借地契約、定期建物賃貸借契約のうち公正証書等が必要なもの
• 個別法で書面性が要求されるもの

迷う類型は事前に確認してください。

運用ルール

• 誰が締結できるか … 金額に応じた承認ルールを決める
• アカウントは人ごとに発行 … 共有すると、誰が締結したか追えません
• 二要素認証を有効にする
• 締結済みの契約書は自社のストレージにもダウンロード … サービスを解約するとアクセスできなくなります
• 契約台帳と紐づける（更新日、解約予告期限）

補助金

IT導入補助金の対象ツールになっていることがあります。導入を検討するなら、公募時期を確認してください。