契約書の管理 — 更新日と解約予告を見落とさない

契約書は結んだ後が本番

締結した契約書をファイルに綴じて終わりにすると、次の事故が起きます。

• 自動更新に気づかず、不要な契約が続く
• 解約予告期限を過ぎて、1年分の費用が確定する
• 値上げの通知に対応できない
• 契約書の原本が見つからず、条件を確認できない
• 更新のタイミングで条件を交渉する機会を逃す

契約台帳を作る

表計算ソフト1枚で十分です。次の項目を持たせます。

• 契約名、相手先
• 契約日、契約期間（開始日・終了日）
• 自動更新の有無
• 解約予告期間（「3か月前」など）→ 解約を申し入れる期限日を計算して書く
• 金額、支払条件
• 担当者、原本の保管場所
• 備考（特約、注意点）

最も重要なのは「解約を申し入れる期限日」です。契約終了日ではなく、その何か月前に動くべきかを日付で書いてください。

カレンダーに入れる

台帳を作っても、見なければ意味がありません。解約予告期限の1か月前に、カレンダーへリマインダーを設定します。

そのタイミングで、次を判断します。

• 継続するか、解約するか
• 条件を交渉するか（更新時が最も交渉しやすいタイミング）
• 他社に切り替えるか

原本の保管

• 紙の原本は1か所にまとめる … 施錠できる場所に
• スキャンして電子化 … 検索できる状態にする。ファイル名は「日付_相手先_契約名」で統一
• 電子契約 … サービス上に保管されますが、解約するとアクセスできなくなることがあります。ダウンロードして自社でも保管してください

保存期間

契約書は法人税法上7年（欠損金が生じた年度は10年）の保存対象ですが、起算点は契約終了後と考えるのが安全です。長期契約は、年度別のファイルとは別に管理してください。

収入印紙

請負契約、継続的取引の基本契約などは課税文書で、収入印紙が必要です。貼り忘れると過怠税（本来の印紙税額の3倍）の対象になります。

電子契約なら印紙は不要とされています。契約件数が多いなら、電子契約の導入で費用が下がります。

締結前のチェック体制

相手から送られてきた契約書をそのまま押印しないでください。最低限、次を確認します。

• 損害賠償の上限があるか
• 解除事由と予告期間
• 自動更新の有無
• 知的財産権の帰属
• 再委託の可否

金額の大きい契約、継続的取引の基本契約は、弁護士に確認してもらう価値があります。1度作った雛形は何年も使えます。