出張旅費規程を作る — 日当を非課税で支給する

日当の何が有利なのか

出張時の日当は、会社にとっては経費、受け取る役員・従業員にとっては非課税です。給与として支給すれば所得税・住民税・社会保険料がかかりますが、日当ならかかりません。

また、実費の領収書を集める必要がないため、経理の手間も減ります。

要件

非課税として扱われるには、次を満たす必要があります。

• 出張旅費規程を作成し、備え付けていること
• 役員・従業員全員に適用される規程であること … 役員だけが対象の規程は否認されやすい
• 金額が社会通念上妥当であること … 同業他社・同規模の会社と比べて著しく高くないこと
• 役職による差は合理的な範囲にとどめること

規程に書く内容

• 適用範囲 … 役員および全従業員
• 出張の定義 … 「勤務地から片道◯km以上」「◯時間以上」など。ここを定義しないと日常の外出と区別がつきません
• 日帰り出張と宿泊出張の区分
• 日当の額 … 役職別に
• 交通費・宿泊費 … 実費か定額か、上限額
• 海外出張の扱い
• 精算の手続きと期限

金額の相場

法令上の上限はありませんが、役員で日帰り2,000〜5,000円、宿泊5,000〜10,000円程度が一般的な水準です。役職による差は2倍程度までが無難とされます。

極端に高い金額（日当3万円など）を設定すると、実質的な給与とみなされて否認されるリスクがあります。国税庁が公表する統計や、同業他社の水準を参考にしてください。

記録を残す

規程があっても、出張の実態がなければ認められません。次を残してください。

• 出張旅費精算書 … 日時、行先、目的、訪問先、日当の額
• 交通機関の領収書（実費精算する場合）
• 宿泊の領収書
• 訪問先が分かる資料（名刺、議事録、報告書）

消費税の扱い

国内出張の日当は、消費税の課税仕入れとして扱えます（海外出張の日当は不課税）。適格請求書がなくても、出張旅費特例により一定の帳簿記載で仕入税額控除が認められます。

1人会社でも作れる

役員が代表者1人だけの会社でも、出張旅費規程は作れます。ただし「全員に適用される」という建前が形骸化していると見られないよう、従業員を雇ったときに同じ規程が適用される内容にしておいてください。

また、出張の実態が乏しいのに毎月定額で日当を支給していると、給与認定されます。実際に出張した日に、実際の行先を記録して支給するという運用を守ってください。